چگونه بازده جلسات کاری را افزایش دهیم؟
اگر بخواهیم در یک کلمه بگوییم چرا گونۀ بشر رشد نکرده است و هرگز هم نخواهد کرد، آن یک کلمه ’جلسه‘ است. این را دیو بری نویسندۀ آمریکایی گفته است. بخواهیم یا نخواهیم، جلسه‌ها بخشی کلیدی ـ و گاهی بی‌فایده ـ از زندگیمان هستند. اما جلسه می‌تواند بسیار مفیدتر از این چیزی هست که باشد.
در ادامه 10 روش ساده ولی موثر که کمپانی های مطرح از آنها (گاهی جداگانه و گاهی در ترکیب با هم) در جهت بهره وری هر چه بیشتر استفاده میکنند را مرور میکنیم.
1- بدون دستورجلسه به جلسه نروید !
- چشم‌بسته به جلسه نروید. هر جلسه‌ای باید هدف داشته باشد و همه باید این هدف را به‌طور دقیق بدانند.
2- 10 دقیقه ابتدایی جلسه را به مهمترین چالش های افراد حاضر اختصاص دهید.
- مسائلی که در این ده دقیقه مطرح می‌شود، دستورجلسه را تشکیل می‌دهد. این کار باعث می‌شود دربارۀ واجب‌ترین چیزها صحبت کنید.
3- اگر نظر تمام حاضرین جلسه را بشنوید، احتمال بیشتری وجود دارد که به نتایج سریع برسید.
- تجربه نشان می‌دهد یکی از چیزهایی که مانع ثمربخشی جلسات می‌شود، این است که جلسه طوری پیش برود که برای سریع‌اندیش‌ها یا کُنداندیش‌ها مناسب نباشد. در این حالت، ممکن است سریع‌اندیش‌ها در همان لحظه ایده‌هایی مطرح کنند. اما نیم دیگر تیم، که کُنداندیش‌هایی درونگرا هستند، فرصت چندانی برای مشارکت نمی‌یابند. داشتن طیفی از دیدگاه‌ها و بینش‌های مختلف دربارۀ یک موضوع برای موفقیت ضروری است.
4- همراه با دعوتنامه جلسه، جزوه ای کوتاه و خلاصه از موضوعات و فعالیت ها برای افراد ارسال کنید.
- این جزوه باید پیش از ورود به جلسه خوانده شود، به‌خصوص برای جلساتی که موضوع مهمی دارند. این کار باعث می‌شود همکاران ساکت‌تر نیز فرصتی بیابند تا برای بحث آماده شوند.
5- مشارکت اجباری
- بدین صورت کهسؤالات خاصی را از پیش توزیع می‌کنید و همه باید در جلسه پاسخ خودشان را ارائه دهند. بنا به تجربه، برای بازخوردگرفتن از درونگراها این کار بسیار مؤثرتر از پرسیدن «کسی نظری ندارد؟» است.
6- در ابتدای جلسه حال و هوای صمیمی ایجاد کنید.
- دور اتاق چرخی بزنید و از تک تک افراد چند سؤال بپرسید. حالت چطور است؟ امروز چیزی حواست را پرت نمی‌کند؟ یا چیزی صمیمی و شوخ‌طبعانه که حال افراد را عوض می‌کند. این کار بسیار تأثیرگذار است چون کمک می‌کند حس‌وحالی را که با خودمان به داخل جلسه می‌آوریم درک نماییم.
7- تمام حاضرین در جلسه باید نقش مشخصی داشته باشند.
- بدترین جلسات آن‌هایی هستند که افراد حاضر در آن نقششان را نمی‌دانند. او از چارچوبی خاص موسوم به آر.اِی.سی.آیاستفاده می‌کند که مخفف کلمات لاتین مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع است. تنها دو یا سه نفر در نقشِ مسئول و پاسخگو قرار می‌گیرند؛ همین چند نفر هستند که تصمیم نهایی را می‌گیرند. مشاورها فقط برای نظردادن در جلسه حضور یافته‌اند. این شفافیت باعث می‌شود جلسات پرثمرتر باشند.
8- وقتی در جلسه هستید، دقیق گوش بدهید. این کار ظاهراً آسان است، اما در عمل نه.
- غریزۀ طبیعی هرکس ’شنیدن با هدفِ جواب‌دادن‘ است. افراد به‌شدت تلاش میکنند نقطه‌نظر خود را مطرح کنند؛ لذا خودخواهانه گوش میکنند چون می‌خواهند چیزی را بگویند که به‌نظرِ خودشان ارزشمند است.
9- رفتارهای کلامی مختلف را با رنگ‌ها برچسب بزنید.
- قرمز بد است. مثل پریدن وسط حرف بقیه. سبز خوب است: واردکردن کسی به گفتگو یا پرسیدن سؤال. ارتباط خنثی نظیر مخالفت با کسی یا ارائۀ ایده نیز با آبی برچسب می‌خورد. این حرف‌ها کمی هم حالت مزاح دارد، لذا کسی تحقیر نمی‌شود و از سویی رفتارهای مثبت نیز نهادینه می‌گردد.
10- به روش های جایگزین برگزاری جلسه فکر کنید!
- یک لحظه به این هم فکر کنید که شاید یک ایمیل کافی باشد. بهترین راه اجتناب از جلسه‌های بی‌ثمر چیست؟ اینکه اصلاً برگزارشان نکنید!
